疫情拉開了彼此的距離，但沒有妨礙我們的溝通和交流，這得益于互聯網技術的日漸成熟，得益于企業對信息化的投入，辦公場景亦如此，停業停課但不停工停學。
商業市場競爭加劇，地緣政治動蕩，貿易摩擦持續，很多行業已感受到了經營壓力，我們改變不了市場環境，短時間內不能徹底清除全世界的疫情，但是我們可以苦煉內功，降本增效，留待來日發功如愿。
樂印辦公在辦公領域經營10年有余，看的多，見的多，有很多我們可以學習借鑒的，也有很多詬病吐槽，企業管理水平的差距有時就體現在辦公室不經意間發生的人和事身上。結合信息技術、網絡技術和辦公技術，平時的工作實踐，所見所聞，我們一起來聊聊如何提升辦公效率，節省辦公費用，有則改之，無則加勉，每一個管理人員都應該思考這個問題，管理要日益精細化、數字化、科學化，精英和平庸之間就差一個“用心”。管理人員能夠在自己的領域主動承擔管理責任，落實措施，達成目標，企業才有機會在日益激烈的市場競爭中脫穎而出，再創佳績。
舉措一：辦公在線化
單純的靠word/excel來做表統計制作各類文檔已經過時，效率低，速度慢，各類數據不連貫，電腦壞掉，業務停掉。有時主管要調用一些資料，文員在電腦里弄幾十分鐘都弄不明白，有時也會提供錯誤的數據，如果電腦硬盤壞了，那資料就徹底消失了，雖然可以花錢做數據恢復，但不是100%能成功找回。依托私有云或者公有云，很多OA軟件已經在線化布局，非常成熟，電腦只是一個錄入的終端，數據的存儲和計算在服務器端完成，小公司如果預算有限，可以搞個內部局域網形式的，如果預算充足采用公有云或者私有云的形式，方便全國各地分公司聯網使用，隨時隨地電腦、平板、手機辦公無縫銜接，任何數據和信息登錄系統一目了然。我們樂印辦公采用的是微信小程序的形式來溝通分享客戶和設備相關信息，無論員工身處何地，一部手機就可以派單和接單，簡單高效還不容易出錯。有一些大企業會自己開發APP,無論哪種方式，搬到線上來辦公好處多多。
舉措二：辦公無紙化
辦公無紙化是一種倡導，提升節約用紙，盡量少用，不是說不用，我們的辦公場景還離不開紙張，在一些特定的檔案管理領域，紙類資料是首選，電子存檔是備選。既然辦公可以在線化，無紙化也更加容易，我們傳統的報銷單、請購單、對賬單、聯絡單、請假單，工廠里的單據種類繁多，琳瑯滿目，這些都可以在線完成，同樣是走流程審批，只是改為線上，用手機或電腦審核簽章即可。目前AC電子簽名已符合法律規定，和手寫簽名具有同等法律效用，只是在選擇發行單位時要選擇經工信部及相關部門認證的會更加安全。你以為你省的是一張紙，其實你節省了相關人員大量的時間。小公司可以采用購買服務的形式來無紙化，大公司可以自己花錢開發OA系統和私有云，企業微信和阿里釘釘是很多中小企業首選，基礎使用免費，里面的一些功能插件需要付費，也可以根據自身的個性化需求來定制開發，當然也有很多優秀的OA軟件可以選擇。
舉措三：設備智能化
如今在辦公市場領域，創新辦公產品層出不窮，從軟件到硬件數都數不清，哪些才是我們真正需要的呢，這個要看企業規模和行業特點。傳統制造業傳遞信息的方式就是把資料打印出來一大頓然后送到產線上分發，低效還浪費紙張，現在很多工廠采用了顯示器的方式，每條產線上安裝一臺液晶顯示器，通過網絡分發內容，可以是作業指導書、生產進度、企業宣傳頁，靜態或者動態的都可以投放，類似小區電梯內的廣告一體機。
會議室采用了會議平板，可以直接在上面寫字，手機、筆記本電腦無線投屏，比之前的用電腦接線投影機要方便和清晰很多，會議平板加入了麥克風和視頻，開視頻會議也更加方便，支持微信、skype和其他熱門視頻軟件安裝，很多平板是基于安卓和鴻蒙開放式設計，app可以直接下載安裝，對于追求效率的企業簡直是如虎添翼，堪稱革命性產品。打印機也更加先進了，支持無線聯網，支持手機打印和掃描，指紋和人臉認證，再也不怕打印資料泄密或丟失，掃描文件直接發送到郵箱，方便快捷。還有很多智能類產品，控電、控燈、控空調、控wifi等等。
舉措四：服務專業化
服務專業化的意思就是找專業人員來提供專業服務。工作中經常遇到很多各種各樣的問題，行政文員是逐個問，你家修不修電腦，這個壞了能修嗎，這個東西賣嗎，有事到處問，很多時候有些商家見利而為，根本不專業，修的東西一塌糊涂，沒幾天又壞了，賣的東西賣完壞了也不管，安裝什么都要靠自己，作為行政人員應該有一本臺賬，既然是你管理這些服務商，應該分類貼標簽，登記造冊，每項都找專業的，不是找最便宜、最近的、關系最好的。
1. 修空調首選廠家售后服務，別人貴，但是規范，不騙你不坑你，用料實在，修的徹底，找到官網打個400保障或者在廠家微信公眾號就很容易下單維修，價格透明。
2. 修電腦首選電腦技術員，品牌機就找廠家的，組裝機就找裝機的公司，如果電腦好用能進系統，只是重裝系統，那就簡單容易多了，送去電腦公司或者請人上門服務。
3. 文具采購首先京東企業會員購或者天貓商城，方便實惠，送貨上門，你說你買兩箱紙，文具店老板送過來別人也不賺什么錢，要不就給你算貴點，普通的文具和消耗品在網上直接采購就好了，選好了下單支付帶票和貨送上門，多方便啊。因為這些東西幾乎不用售后，對供應商不用那么嚴謹。小東西購買頻次高，有時候和傳統文具店溝通成本是非常高的，利用好電商工具能幫行政采購省很多時間和麻煩。
4. 搞網絡采購網絡設備首選網絡公司，有些有資質的電腦公司也有這個技術，不要隨意把局域網這些交給電信維護人員，你發現沒有，只要你報網絡故障，每一次電信維護人員都說路由器壞了，需要換一個新的，你知道你花了多少冤枉錢嗎？這個東西沒那么容易壞，一個公司網絡不穩定除了布線沒有設計好，還有采購設備太隨意，100臺電腦買個200多塊的路由器，能不出問題嗎，還有公司內部亂拉網線、私接wifi，搞亂了網絡，就是萬兆入戶，你電腦也感受不到網速有多快。
路由器是起到一個中繼作用，好比那個高速收費口，車流量大，但收費口只有1-2個，其他車輛就要排長龍，通過時間太長，體現在網絡上，就是很卡，打開網頁、發郵件、進系統都很卡，路由器和交換機這些設備很關鍵，有預算要買好一點的，幾十臺電腦選配路由器起碼2000元以上吧，要知道很多大企業一個路由器都是幾萬甚至幾十萬呢。
很多時候是企業不舍得花錢，錢沒到位就請不到專業人員，有時候是錢到位了問題沒解決，那就是請的人技不如人，換人來做，看能不能做好，找對人很重要，所謂術業有專攻，請人之前要做好評估，是否專業。
有經驗的行政人員手里都有很多這些資源，沒有經驗的可以在百度找，對研究分析，看它經營業務是不是專業，打過交道下次就可以放心的用了，經驗在任何情況下都很重要。
舉措五：設備高速化
辦公室吐槽最多的就是電腦又死機了，很多公司的電腦設備又老又舊，不舍得投資更新迭代，動不動死機黑屏或者藍屏，你想想看，你遇到這種電腦還有心情嗎？還能保持一天的工作熱情嗎？沒辦法，只能磨洋工了，干不完加班，陷入了惡性循環，看清來晚上燈火通明，這都是在燒錢啊，沒有效率哪有利潤。
我們有時在客戶那里安裝驅動，正常WIN10電腦5分鐘完成，有些個xp老電腦安裝打印機和設置掃描要十幾分鐘，有的要等更久，時間都浪費了，心急又無奈。電腦當然是越快越好，你想想看，如果5個人能夠在工作時間內把工作完成，你還需要多招聘1名員工嗎，這工資不就省下來了，對于電腦硬件的投資，那不算什么。還有很多公司打印機在用噴墨的，而且是家用型噴墨，一分鐘只能打印10張紙，打印一份幾十頁的資料要等10分鐘，你說急不急？，花點錢租或買臺高端打印機，每分鐘30-60頁，還有更快的，省下來的時間可以做一些其他有創造性的工作，或者做一些工作方面的總結和思考，獲益頗多。每個地方都能節省一點時間，那辦公效率一定杠杠的。隨著人工成本越來越高，企業可以考慮加大設備和信息技術的投入，在少用人的情況下也能保證工作保質保量完成。
舉措六：服務外包化
彼得德魯克說過：“管理成本高的工作都應該外包出去”。這話很有道理，所以企業才會選擇租賃復印機，為什么？ 因為復印機屬于精密儀器，功能多、使用人多、問題多，大部分是易損件，到了壽命就得更換，維護成本太高，費用太多。用租賃的方式外包出去，把維修工作和風險交給租賃公司，按印或者按月付費，明明白白消費，開開心心使用，無論什么故障聯系租賃商，通常2小時內上門服務，這效率是你買機器享受不到的，如果你有過購買和租賃的經驗，做過對比，你就知道怎么選擇了。歐美發達國家很多公司IT設備，包括電腦、服務器、網絡設備都是租賃的，一份合約5年左右，到期全部更新新的設備，費用是比較貴，但是IT系統運行的效率是很高的，我們國內公司一般租的都是二手翻新復印機，價格實惠，問題也比較少。除了復印機租賃，IT外包，保潔，保安，食堂，很有很多工作都可以選擇外包，節約成本，提升效率，輕資前行。
舉措七：溝通數字化
頻繁開會成了很多公司的一種“常態病”，要知道沒有效率的會議越開問題越多，會陷入無止境的麻煩。如果任何議題都有數據來支撐，我相信問題很快會迎難而解。一周開一次早會，鼓鼓勁，加加油，打打氣，這個是很好的，每天無論遇到什么事，群里發個通知，幾點幾分在哪里開會，有必要嗎？這種是很煩的。開會是為了解決問題，如果不開會就能解決問題，要知道節省了多少大家的時間，怎么才能做到不開會解決問題那，就要辦公數字化，利用信息技術開發適合企業的辦公系統，有了數據做支撐，業務還推辭沒顧客詢盤嗎，品管還推辭說自己品控沒有問題？倉庫還說自己管理的很好，采購還說自己買的東西價格便宜，品質良好？。
回顧自己的公司，是不是很多時候都在扯皮，推來推去，一問三不知，沒人能說清今年幾個詢價幾個成交，倉庫里IC有多少顆，生管的排程能否精細到小時，財務也算不明白辦公費用和研發費用到底是多少錢，領導一句話，下面忙活半天，只為了一個數字。要改變這種狀況，就得花心思、下功夫，從一個部門開始，逐步的推進數字化，一切都用數據表達，經營風險、勾心斗角、扯皮推諉自然消失，管理者更更多的時間是思考業務、理解人、培養人和建設企業文化。
商業市場是多變的，基本原則沒有變，那就是要持續輸出好的產品和服務。我們身在辦公領域，唯有不斷學習、提升自己的效率，才能助力企業在市場競爭中保持競爭優勢，在行業中占得先機。
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