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互聯網時代無紙化辦公面臨的機遇和挑戰
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互聯網時代無紙化辦公面臨的機遇和挑戰

作者:樂印辦公    發布時間:2022-01-14 10:02:40     瀏覽次數 :


科技發展日新月異,我們在很多場合不斷聽到:大數據、人工智能、智能制造、數字化轉型、智慧工廠等新潮的科技資訊,然而這些科技產物都離不開最基礎的互聯網,現如今很少有企業不去擁抱互聯網,就算是一家小小的餐館也有它擁抱互聯網的方式,街頭多了很多前庭很小的飯店,有的是一張桌子一把椅子,有的干脆什么都沒有,他們不做堂食,只做外賣,靠的是美團、餓了嗎之類的互聯網企業提供的服務,緊緊的擁抱著互聯網。

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無紙化辦公正是IT技術高度成熟、廣泛應用的產物,也是我們未來的辦公模式。

 

作為職場中的一員,也許“無紙化辦公”這個詞被我們所熟知,但感覺很陌生。其實,電子郵件就屬于無紙化的一種,它更早被我們廣泛應用,傳輸信息更便捷,更有效率。

 

如今在企業數字化轉型過程中,會遇到很多阻礙,信息如何有效傳遞、安全保存、交換、索取是一個很大的難題。無紙化辦公能否解決這個問題呢?

 

如果細心你會發現,無紙化應用比較好的還是政企事業單位,例如工商、稅務、銀行、醫療系統等,他們有內部的工作機制,有預算,有信息化技術支撐,有行業標準,能更快的應用信息系統,中小企業應用無紙化是最慢的,也是最不積極的,熱情不夠。

 

無紙化辦公想要普及、應用廣泛,恐怕還有很長的路要走,但是速度會加快,這得益于信息化建設的加速和電子產品越來越低的價格,用的人越多,開發企業的研發成本收回就更快,越早的普惠定價,成本就會越來越便宜,市場足夠大的時候又會吸引更多軟件企業投資開發,進入這個行業,通過競爭又可以提升效率和降低成本,是一個良性的循環。

 

有痛點就有機遇,有機遇就有挑戰,作為無紙化辦公的設計者和使用者,我們共同面臨的問題有哪些呢。

 

“行業標準、信息流通、存儲加密、流程自動化、法律效力、傳統思維、缺乏信息技術支持”七個方面是無紙化辦公大規模應用需要解決的問題。

 

為什么銀行業是最早一批推行無紙化的,因為全國銀行系統幾乎是一套標準,它有很好的“行業規范”,只要技術規范滿足了信息流通、傳輸、儲存、簽名、認證、加密等方面的需求,同事具備“法律效力”,再把這個辦公系統集成到銀行自己的系統里就完成了“流程自動化”。企業會有高管說文件必須紙質,銀行不會有高管說這個話,因為他們的保險庫喜歡存錢,不喜歡存那些堆積如山的文件,這就是很多企業里的傳統思維作祟,不愿意嘗試引進新事物,還有的一些企業沒有信息技術人員,“缺乏信息技術支持”,擔心應用了之后用不好,達不到預期效果,白花了這個錢。

 

無紙化辦公在企業數字化、信息化、智能化轉型過程中是必不可少的,誰先應用誰先受益,誰就可以提供效率,獲得更強的行業競爭力,為企業長期穩定高效發展夯實基礎。

 

樂印辦公作為復印機租賃服務商,我們也會經常思考一個問題,這個公司每月打印幾萬張的文件都去了哪里? 有必要嗎?一份份文件到處分發,簽字走流程,耗時費力,能不能改變現狀?我們相信隨著信息化系統的快速迭代和相關軟件產品的成熟應用,無紙化辦公會一步步走進我們的工作,影響我們的生活。


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